Se receber as pessoas em casa para um simples jantar já é tarefa complicada, imagine montar um evento profissional com prazos, custos elevados e altas expectativas?
Desafiador, não?
A primeira coisa que se deve fazer para que um evento tenha sucesso é investir um bom tempo no planejamento dele.
Essa etapa é vital para que as ideias saiam do papel e que os resultados estabelecidos sejam alcançados de maneira eficiente.
Sem perder tempo, vamos já às dicas práticas:
Estabeleça o objetivo do evento
Durante a fase de planejamento do evento, identifique o objetivo primário e o secundário de seu evento. Assim, ficará mais fácil organizar tudo e mensurar os resultados no final.
Faça conexões para impulsionar a divulgação
Convide influenciadores ligados ao tema do seu evento e que possam auxiliar na divulgação. Quem são as pessoas referência na área? Como elas poderiam contribuir? Haverá custo? Algum veículo ou mídia teria interesse em fazer uma parceria?
Contrate bons profissionais
Uma equipe de sucesso é composta por profissionais experientes e comprometidos com a qualidade do evento. Além disso, eles devem contar com os equipamentos necessários, condições de trabalho ideais e remuneração justa para desempenhar as funções deles. Busque profissionais que sejam referência em suas áreas de atuação.
Monitore o tempo todo
Não basta lançar o evento para o mundo e torcer para que ele dê certo.
Você precisa monitorar o andamento do evento, a recepção dos convidados, o buffet e todos os aspectos práticos que envolvem este dia especial.
A sua equipe precisa ser coordenada e as tarefas têm que ser divididas com antecedência para que cada profissional seja aproveitado ao máximo em sua função.
Tenha informação e se comunique
A comunicação é um dos pontos mais importantes de um evento.
É por meio dela que se pode avisar a equipe sobre possíveis problemas ou demandas mais urgentes durante a realização do evento. Utilize equipamentos para facilitar o diálogo entre a equipe.
Faça o memorial do evento para a próxima edição
O que deu certo e o que poderia ser melhor para a próxima edição do seu evento? Existe um documento chamado memorial no qual são registrados tanto os aspectos positivos quando negativos do evento.
Esse processo economiza tempo e otimiza o planejamento futuro, pois não há o risco de esquecer pontos importantes ocorridos.
Selecione um local adequado
O local do evento deve ser agradável, possuir todas as licenças e alvarás exigidos por lei, ser bem localizado e ainda contar com uma boa estrutura para receber os participantes. O local deve ser o cartão de visitas do evento e é justamente ele que aparecerá nas fotos e lembranças em redes sociais. A associação entre o local e a qualidade do evento deve ser positiva na cabeça dos convidados.
O 949 coworking tem tudo o que você precisa para que seu evento seja um sucesso: auditório para 36 pessoas, estrutura de qualidade e ótimos profissionais para que você fique tranquilo e faça a sua ideia acontecer.
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